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Nonostante passino gli anni e la tecnologia faccia sempre più passi avanti verso un lavoro più automatico e automatizzato, alcuni strumenti restano sempre utili e indispensabili. Uno di questi è sicuramente il programma Excel, noto elemento del pacchetto Microsoft Office.
Questo programma è ancora oggi un requisito fondamentale nel lavoro di ufficio, non a caso anche manager di alto livello ci tengono a seguire corsi avanzati di Excel (come quello di Master Excel che puoi trovare qui) per migliorare il proprio utilizzo. Infatti questo particolare programma è potenzialmente in grado di fare tantissime operazioni, anche complesse, il tutto dipende ovviamente da quanto approfondita e la nostra conoscenza del mezzo.
In questo articolo in particolare andremo ad analizzare alcuni metodi comuni in cui usare Excel, e le sue caratteristiche, per aiutarci nel lavoro quotidiano.
Programmazione del lavoro
Il primo metodo, molto comune, per l’utilizzo di Excel in ambito lavorativo è l’organizzazione del lavoro e la sua programmazione.
I file Excel con le loro tabelle ordinate, permettono di creare dei veri e propri piani di lavoro. Inoltre, la possibilità di condividerle in rete con i nostri colleghi o dipendenti, permette di poterle farle modificare da tutti e tutte.
Un esempio può essere quello del lavoro di una redazione giornalistica o simili. Gli articoli sono sempre tantissimi da scrivere e per farlo occorre una qualche forma di organizzazione. La più comune è quella di inviare un file Excel al proprio redattore, con tutte le tracce previste per un certo periodo di tempo, di modo che il professionista possa poi procedere alla lavorazione segnalando, magari con un colore, quelle completate.
Altri esempi possono riguardare tutti gli uffici, un Excel condiviso può elencare le mansioni di ogni singolo dipendente, senza rischiare ad esempio fraintendimenti o ambiguità nelle responsabilità di ognuno.
Importazione di dati
L’organizzazione del proprio luogo di lavoro e del proprio processo lavorativo è importante, ma Excel può essere usato per molto altro. Uno degli utilizzi più comuni oggi giorno è quello di “importatore” di dati e informazioni su un sito web.
Un esempio molto semplice e diffuso è quello degli E-commerce. Questi siti sono come dei negozi tecnologici e online ricolmi di migliaia se non milioni di prodotti. Ovviamente tutti questi prodotti non possono essere inseriti sul sito singolarmente, questo richiederebbe anni di lavoro. Come ovviare dunque?
I file Excel, con le loro tabelle, permettono di avere in un solo file tutte le informazioni dei prodotti di modo da inserirle con pochi click sul proprio store online. Questo accelera in modo eccezionale il nostro lavoro, facendoci risparmiare tanto lavoro e tempo perso.
Contabilità
Altro utilizzo estremamente diffuso è quello contabile. Le tabelle di Excel e tutte le varie formule che permettono di compilarlo in modo automatico, sono sicuramente perfette per gestire la contabilità di un’azienda e non solo.
Calcolare preventivi, fatture, costi, spese, ogni elemento matematico dietro il lavoro di un ufficio o di un’azienda può essere gestito attraverso un comodo file Excel. Ancora una volta semplificando il lavoro e permettendoci di guadagnare di più.
L’innovazione, il web e la tecnologia fanno parte del mio mondo lavorativo e delle mie passioni. Mi piace pensare alle città intelligenti del futuro, e poter contribuire alla loro progettazione.
